Każda nazwa NetBIOS ma wpis w bazie danych WINS. Znajduje się on w posiadaniu serwera WINS, u którego jest zarejestrowany i jest on replikowany na wszystkich serwerach partnerskich WINS. Każdy wpis ma odnośny stan — aktywny, zwolniony lub wygasły (schowany). Wpisom są również przydzielone identyfikatory wersji, wykorzystywane w procesie replikacji.
Usługa WINS pozwala również rejestrować nazwy statyczne w imieniu klientów, które nie są zdolne do rejestracji dynamicznej.